රාජ්ය ආයතනවලට මහජනතාව පැමිණ අතින් භාර දෙන ලියකියවිලිවලට මෙන්ම මහජනතාව විසින් තැපෑලෙන් එවනු ලබන සියලු ලියකියවිලිවලට රිසිට්පතක් නිකුත් කරන ලෙස රාජ්ය පරිපාලන අමාත්යාංශය දැනුම් දී තිබේ.
රාජ්ය ආයතන වෙත අතින් භාරදෙන ලියකියවිලි පිළිබඳ කටයුතු කිරීම සම්බන්ධයෙන් රාජ්ය පරිපාලන පළාත් සභා සහ පළාත් පාලන අමාත්යාංශ ලේකම් ආලෝක බණ්ඩාර මහතාගේ අත්සනින් යුතුව විශේෂ චක්රලේඛයක්ද මේ වන විට නිකුත් කොට ඇත.
මහජනතාව සහ විවිධ ආයතන විසින් රාජ්ය ආයතනවලට ලිපි යොමු කිරීම තැපැල් මඟින් මෙන්ම ආයතන වෙත පැමිණ අතින් භාරදීම මගින් ද සිදු කරනු ලබයි. එසේ ලැබෙන ලිපි අතුරින් ලියාපදිංචි තැපෑල ඇතුළුව තැපැල් මගින් ලැබෙන ලිපි හා අතින් බාර දෙනු ලබන ලිපි සම්බන්ධයෙන් ආයතනය විසින් විවිධ කාර්යාල ක්රම අනුගමනය කරමින් වාර්තා තබා ගැනීම දෛනිකව සිදු කරනු ලබයි. එමගින් කිසියම් ලිපියක් පිළිබඳ අවශ්යතාව අනුව පසු විපරම් කළ හැකිවේ.
අතින් බාර දෙන ලිපි ලේඛනගත කළ ද ලිපිය අතින් බාර දුන් තැනැත්තාට ලිපිය බාර දුන් බවට පසු අවස්ථාවක ඉදිරිපත් කළ හැකි සාක්ෂියක් නොමැති වුවහොත් ඔහුට හෝ ඇයට තමන් අතින් බාර දුන් ලිපිය පිළිබඳ පසු විපරම් කළ නොහැකි වේ.
ඉහත කරුණු සැලකිල්ලට ගෙන ආයතනය වෙත පැමිණ අතින් භාර දෙන ලිපි සඳහා ලිපිය භාරදීමට පැමිණෙන පුද්ගලයා වෙත සුදුසු කාර්යාල ක්රමයක් අනුගමනය කර අදාළ ලිපිය භාරගත් බවට තහවුරු කිරීමක් ලබාදීමට කටයුතු කළ යුතු අතර එසේ ලැබෙන ලිපි පිළිබඳ වාර්තා තබා ගැනීමද සාමාන්ය කාර්යාල ක්රමානුව සිදු කළ යුතු බව එම චලේඛයේ වැඩිදුරටත් සඳහන් වේ.